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Converve - der Blog

von Mark Kessels
Tags: Event Marketing, Veranstaltungs-Planung

Sind Eventmanager "multiple Persönlichkeiten"? Die neun Rollen von Eventmanagern

Die Tätigkeit eines Eventmanagers gehört zu den stressigsten Berufen überhaupt - aber zugleich zu den interessantesten. Wie sieht ein typischer Arbeitstag im Eventmanagement aus?

Es sind schon eine Menge Hüte, die man als Eventmanager/in zu tragen hat. Das macht den Job zu einer der beliebtesten, abwechslungsreichsten Tätigkeiten, aber auch zu einer großen Herausforderung. 

Wie sieht denn ein typischer Arbeitstag im Leben eines Eventmanagers / einer Eventmanagerin aus? Begleiten wir Julia, Eventmanagerin in einem großen Unternehmen, einmal durch Tag! Sie hat den jährlichen Kundenevent vor der Nase - und ist schon mächtig am Rotieren!

 

09.00 Uhr: Julia, Finanzmanagerin

Jede Veranstaltung hat Ziele und ein Budget, egal, ob es sich um einen Firmenevent handelt, eine Pharmakonferenz, ein Helene Fischer Konzert oder eine Motorradmesse.

Juila ist verantwortlich dafür, dass Einnahmen und Ausgaben im gewünschten Verhältnis stehen und die finanziellen Ziele erreicht werden. Sie hat die Kosten im Blick zu behalten und für Einnahmen zu sorgen, aus Sponsoring, Ticketverkauf, Messeständen. Events haben aber auch viele Kostenpositionen, vom Catering über Transport, Raummieten, Werbung, Künstler, Dienstleister...

Kein Problem für Julia, denn sie hat ihre Zahlen im Griff!

 

10.00 Uhr: Julia, Creative Director und Experience Designer

Womit wir beim Stichwort wären. Events sind Erlebnisse, auch das gilt für B2B Events genauso wie für Publikumsveranstaltungen. Von Julia wird erwartet, dass sie unvergessliche Momente inszeniert.

Ihr Job ist es, die Botschaften ihres Unternehmens mithilfe von Veranstaltungen erlebbar zu machen - und den Kunden den Wow-Faktor zu vermitteln. 

Für den Kundenevent hat sie sich wieder einige Besonderheiten einfallen lassen, von der persönlichen Einladung bis zum Catering. Die Kunden werden Augen machen!

 

11.00 Uhr: Julia, Human Resource Manager

Eventmanagement ist Teamwork. Die Zusammenarbeit mit Kollegen und Teammitgliedern, mit Dienstleistern, Hostessen, Hilfsfkräften und Freelancern ist eine Herausforderung, die besonders viel Fingerspitzengefühl erfordert. 

Julia schafft das alles, denn sie bringt eine Menge Empathie mit. Sie glüht für Ihr Projekt und schafft es, auch ihre Kollegen mitzureissen. Gemeinsam schaffen wir das!

 

12.00 Uhr: Julia, Prozessmanagerin

Eventmanager haben den Tisch voll mit Aufgaben. Multitasking gehört für Julia zum Tagesgeschäft. Deshalb ist sie gut darin, Prozesse und Abläufe zu strukturieren und wiederkehrende Aufgaben effizient zu organisieren. 

Die perfektionistische Julia kann ihren Kollegen schon mal auf den Nerv gehen - aber ihr entgeht nichts!

 

13.00 Uhr: Julia, IT-Fachkraft

Die Digitalisierung krempelt auch die Eventbranche um. Wo man früher mit Listen gearbeitet hat, kommen heute Ticketing-, Einlassmanagement und Matchmaking-Systeme zum Einsatz (z.B. von Converve!). Julia schafft es, mithilfe digitaler Systeme und Projektplanungs-Tools, jederzeit den Überblick über den Projektstatus zu behalten und von überall aus mobil einsatzbereit zu sein. 

14.00 Uhr: Julia, Sales Managerin

Ein großer Teil von Julias Aufgabengebiet besteht darin, Menschen von ihren Events zu begeistern - und sie zu zahlenden Kunden werden zu lassen. Für den Kundenevent hat sie zudem Sponsoren an Land gezogen. Das wird heute noch gefeiert!

 

15.00 Uhr: Julia, Netzwerkerin

Eine Event-Abteilung im Unternehmen ist oft eine Querschnitts- oder Stabsfunktion. Auch Julia arbeitet oft für andere Unternehmensbereiche. Sie ist eine gute Netzwerkerin und hat ihre Kontakte im ganzen Unternehmen. Ein Plausch beim Käffchen hilft immer! 

 

16.00 Uhr: Julia, Customer Care Specialist

Einer hat Kopfschmerzen, der nächste hat vielleicht seinen Flieger verpasst, noch eine hat ihr Handyladegerät vergessen. Eventmanager sind geübt darin, auch in den kleinen Dingen hilfsbereit und zuvorkommend zu sein und für ihre Eventteilnehmer perfekte Gastgeber zu sein. Julia macht das gern, dafür schätzen sie ihre Kunden und Kollegen. 

Da sie in einem internationalen Umfeld arbeitet, braucht sie auch eine ausgeprägte interkulturelle Kompetenz, Fremdsprachenkenntnisse gehören mit dazu.

 

17.00 Uhr: Julia, Marketing und Social Media Managerin

Julia beherrscht die Klaviatur der Social Media Instrumente wie Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter und Co. und setzt noch schnell ein paar Posts und Tweets ab. Und sie schafft es, dass ihre Teilnehmer ebenfalls fleißig über die Veranstaltung berichten. 

Sie kennt aber auch die klassischen Marketingmittel und weiss, wie sie Plakate, Banner, Printmaterialien, Flyer, Website, E-Mail Marketing und vieles mehr einsetzen kann, um ihre Events ins richtige Licht zu rücken. 

 

Fazit

Auch wenn es mal stressig werden kann - kaum ein Job ist so spannend und abwechslungsreich wie Eventmanager/in. Wer einmal im Eventmanagement angekommen ist, der bleibt meist dabei. Und die Jobaussichten sind in Zeiten der Digitalisierung gut, wie nicht nur das United States Department of Labor findet.

Von Mark Kessels

Schon im Jahre 2000 fand Mark die Kombination von Veranstaltungen und Technologien so spannend, dass er ein Unternehmen für Veranstaltungstechnologie gegründet hat.

Als Gesellschafter und Geschäftsführer der Converve GmbH, mit Niederlassungen in Europa und den USA, hat er inzwischen einen der marktführenden Anbieter für Veranstaltungsoftware mit über 300 Kunden und mit jährlich ca. 400 Veranstaltungen etabliert. Der gebürtige Niederländer hat Betriebswirtschaft in Kiel und Birmingham (UK) studiert.

Über diesen Blog

Egal, ob Sie Veranstalter oder Teilnehmer eines Networking Events sind: Mit der Converve-Plattform können Sie sich optimal auf Messen, Meetings und andere Veranstaltungen vorbereiten. Hier finden Sie hilfreiche Informationen und Tipps.

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