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7 Tipps: So stellen Eventveranstalter eine hohe Datenqualität sicher
von Mark Kessels
Tags: Tipps & Tools, Event Marketing, Veranstaltungs-Planung

7 Tipps: So stellen Eventveranstalter eine hohe Datenqualität sicher

Nicht erst seit dem DSGVO-Knick wissen Eventveranstalter: Datenqualität kommt vor -quantität! Aber wie können Veranstalter aktuelle, vollständige und relevante Adressverteiler gewährleisten?

Gut gepflegte Adressverteiler sind das wichtigste Kapital für Eventveranstalter. Potenzielle Kunden auf direktem Wege per E-Mail oder andere Direkt-Marketingmaßnahmen ansprechen zu können - natürlich im Rahmen der Datenschutz-Vorgaben (DSGVO) - ist immer noch der entscheidende Faktor für Erfolg oder Misserfolg einer Veranstaltung.

Diese 7 Tipps helfen dabei, eine konsistente Datenqualität in Ihren Datenbanken zu erreichen.

Tipp 1: Formulieren Sie klare Ziele des Datenmanagements

Zuallererst sollte man sich im Klaren darüber sein, welche Ziele man als Veranstalter mit der Datenerfassung verbindet. Wenn das Ziel ist, personalisierte Marketinginhalte auszuspielen, die sich an der Rolle im Unternehmen orientieren, sind Daten wie die Berufsbezeichnung oder das Hierarchielevel von besonderem Interesse.

Teilnahmen dieser Person an vorherigen Veranstaltungen geben Hinweise auf Interessens- und Kaufneigungen - es ist immer einfacher, einen zufriedenen Kunden zu einer erneuten Teilnahme zu bewegen als jemand komplett neues als Teilnehmer, Sponsor oder Aussteller zu gewinnen.

Tipp 2: Erfassen Sie von Anfang an nur Qualitätsdaten

Mit der Zielsetzung einhergehend ist der erste konzeptionelle Schritt, festzulegen, welche Daten überhaupt relevant für mich als Eventveranstalter sind. Wenn ich meinen Teilnehmern ein individuelles Angebot machen will, muss ich den Bedarf auch kennen. Wenn ich "nur" ein Ticket verkaufen möchte, brauche ich im Zweifel nur die Mail-Adresse.

Um den Bedarf genau zu formulieren ist es für den Teilnehmer deshalb wichtig, Fragen wie „Was suche ich?“ oder  „Was biete ich?“ zu beantworten. Mit einem Matching der Bedarfe anderer Teilnehmer können diese Angaben genutzt werden, um erste Ergebnisse schon direkt nach Registrierung zu sehen.

In Zeiten von Big Data verfallen Veranstalter manchmal auch der Versuchung, zu viele Daten erfassen zu wollen. Daraus resultieren endlos lange Registrierungsformulare, die dann entweder fehlerhaft oder gar nicht ausgefüllt werden. Hohe Absprungraten sind die weitere Folge.

Wenn z.B. Faktoren wie die Unternehmensgröße relevant sind (z.B. bei der Abschätzung von Vertriebspotenzialen beim Sponsoring oder Standgrößen), dann kann man diese Daten auch über andere Quellen recherchieren und in den CRM's ergänzen.

Grundsätzlich gilt das Prinzip der Datensparsamkeit, das wir aus der DSGVO kennen: Es sollten nur Daten erfasst werden, die nachvollziehbar auch dem Kunden einen potenziellen Benefit bieten. Und dies sollte man auch dem Kunden gegenüber begründen können.

Tipp 3: Stellen Sie Ihren Teilnehmern einen Mehrwert für die Beantwortung der Datenfelder in der Registrierung in Aussicht

Wer kennt das nicht, man will sich zu einer Veranstaltung anmelden und muss sich erst durch einen langen Anmeldeprozess quälen? Andere Aufgaben warten darauf erledigt zu werden, schnell durch die Anmeldung, damit man noch eines der letzten Tickets für das Industrie-Event des Jahres bekommt. Also husch-husch, schnell alles beantworten – endlich ist man am Ziel, die letzte Frage, Ticket aussuchen und zahlen, fertig!

Aber was hat ein Teilnehmer von der Beantwortung all dieser Fragen? Und was habe ich als Veranstalter davon, wenn meine Teilnehmer diese Fragen auf die Schnelle beantworten? Meistens nichts - außer einem großen, meist ungeordneten "Datenhaufen",  der kein Fundament für die strategische Ausrichtung einer Veranstaltung sein sollte.

Versetzen Sie sich also in die Lage Ihrer Teilnehmer, beschreiben Sie ihnen, dass sie z.B. konkrete Vorschläge für die Gestaltung des  Aufenthalts auf der Veranstaltung durch die Beantwortung der Fragen bekommt, z.B. „Programmpunkte, die Sie interessieren könnten“ oder „Andere Teilnehmer, die das anbieten, was Sie suchen“.  

So erhalten Sie auch als Veranstalter valide und verlässliche Daten und verbessern die „Teilnehmer-Experience“ schon vor der eigentlichen Veranstaltung.

Tipp 4: Nutzen Sie verschiedene Quellen der Datenerfassung

Es gibt eine fast unendliche Anzahl sog. Touchpoints, bei denen Kunden bzw. Teilnehmerdaten erfasst werden können.

Gut geeignet sind z.B. Premium-Angebote oder exklusive Downloads (z.B. Whitepaper), die nur nach Komplett-Registrierung freigeschaltet werden, Social Media Plattformen wie Facebook, YouTube oder LinkedIn bieten die Möglichkeit, Lead-Ads zu schalten und auf diesem Wege relevante Daten zu erfassen. Vorteil für den Kunden: Hierbei braucht er Daten nicht händisch einzutragen, sondern kann Social Logins nutzen, die auf bereits hinterlegt Informationen zurückgreifen.

Bieten Sie Ihren Teilnehmern die Möglichkeit, sich neben der (kostenpflichtigen) Anmeldung für die Veranstaltung auch die Teilnahme an weiteren Programmelementen wie Workshops, Präsentationen und Sessions zu reservieren – hierdurch können weitere wertvolle Daten über die konkreten Interessensgebiete erfasst werden.

Tipp 5: Zentralisieren Sie Datenmanagement und CRM

Das Rückgrat einer guten Datenqualität ist das CRM-System. Es muss in der Lage sein, Daten aus verschiedenen Quellen zu bündeln: Social Media, Ticketing, Firmenverzeichnisse etc.

Es muss Analysen und Segmentierungen ermöglichen, die dann als Ausgangspunkt für personalisierte oder Segment-orientierte Marketingmaßnahmen dienen. Natürlich sollte das CRM Doubletten-frei und aktuell sein. Dafür sind neben maschinellen Auswertungen auch personelle Ressourcen notwendig, die in regelmäßigen Abständen die Datenbestände hinsichtlich der Qualität kontrollieren.

Wichtig ist es ebenso, Daten zu "normalisieren" bzw. zu standardisieren. Wir Menschen erkennen, dass Köln und Koeln die gleiche Stadt bezeichnen - für CRM-Systeme sind das aber im Zweifel verschiedene Datenwerte. Bei der manuellen Eingabe treten immer wieder Tippfehler auf. Aufgabe eines zentralen Datenqualitätsmanagements ist es, diese zu erkennen und zu korrigieren - auch hierbei hilft Software. Qualität geht vor Quantität und das darf und muss einem Eventveranstalter auch etwas wert sein.

Tipp 6: Segmentieren Sie Ihre Datenbanken nach Teilnehmertypen

Basierend auf den so gesammelten Daten, können Sie als Veranstalter dann über die Wochen bis zum Eröffnungstag Ihrer Veranstaltung adaptierten Content an Ihre Teilnehmer senden. Die Teilnehmer haben so eine viel individuellere Wahrnehmung Ihrer Veranstaltung.

Mit den gesammelten Daten aus der Registrierung, den anderen möglichen Quellen und aus vergangenen Teilnahmen, lernen Sie Ihre Teilnehmer immer besser kennen und können ihnen ein individuelles Event-Erlebnis zusammenstellen. Ein(e) BesucherIn, die z.B. schon einmal an einem Event teilgenommen hat, benötigt ganz andere Informationen als jemand, die/der zum ersten Mal auf eine Messe oder einen Kongress kommen soll.

Tipp 7: Setzen Sie auf Marketing-Automatisierung

Der konsequente nächste Schritt ist dann die Automatisierung von Marketing-Maßnahmen. Das Spektrum reicht dabei von simplen Bestätigungs-Nachrichten über automatisierte Follow-Up E-Mails bis hin zu mehrstufigen Marketing-Kampagnen, die auf dem Öffnungs- oder Klickverhalten basieren.

Fazit

Eine individuelle Ansprache von Event-Teilnehmern wird immer wichtiger. Dazu müssen die Interessen der Teilnehmer bekannt sein. Ein für den Teilnehmer effizientes B2B Matchmaking und Business Networking auf Veranstaltungen basiert auf einer hohen Datenqualität, die wiederum Basis für ein noch besseres Targeting der Marketingaktivitäten für eine nächste Veranstaltung sein kann.

Mit unserer B2B Matchmaking und Networking Software für Veranstaltungen bieten wir optimale Plattformen, um qualitativ hochwertige Daten zu erfassen und zu verarbeiten - und das natürlich DSGVO-konform. Je nach Kundenverhalten können Sie automatisierte Kampagnen anlegen und Ihre Kunden so personalisiert ansprechen.

Gerne stehen wir als Sparringspartner zur Verfügung, um gemeinsam Wege zu einer verbesserten Datenerfassung und -qualität und zur individualisierten Teilnehmer-Journey zu besprechen - kontaktieren Sie uns!

Von Mark Kessels

Schon im Jahre 2000 fand Mark die Kombination von Veranstaltungen und Technologien so spannend, dass er ein Unternehmen für Veranstaltungstechnologie gegründet hat.

Als Gesellschafter und Geschäftsführer der Converve GmbH, mit Niederlassungen in Europa und den USA, hat er inzwischen einen der marktführenden Anbieter für Veranstaltungsoftware mit über 300 Kunden und mit jährlich ca. 400 Veranstaltungen etabliert. Der gebürtige Niederländer hat Betriebswirtschaft in Kiel und Birmingham (UK) studiert.

Über diesen Blog

Egal, ob Sie Veranstalter oder Teilnehmer eines Networking Events oder B2B Matchmaking Veranstaltung sind: Mit der Converve-Networking Plattform können Sie sich optimal auf Messen, Meetings und andere Veranstaltungen vorbereiten. Hier finden Sie hilfreiche Informationen und Tipps.

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