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DSGVO für Eventmanager
von Mark Kessels
Tags: Veranstaltungs-Planung, Tipps & Tools

DSGVO für Eventmanager: Eine Expertenmeinung

Am 25. Mai ist die DSGVO Europäische Datenschutz-Grundverordnung in Kraft getreten. Was hat sich dadurch für Eventmanager geändert? Wir haben uns mit einem Experten darüber unterhalten.

Kann man eine Passion für Datenschutz entwickeln?

Wer das jetzt kategorisch ausschließt, der sollte mal Dr. Ralf Schadowski zum Thema hören. Der Experte für Datenschutz und IT-Sicherheit kann mit einer Leidenschaft über die DSGVO sprechen, dass man es kaum glauben kann!

Ob bei der FAMA-Messefachtagung, dem Eventtech Alliance Symposium oder kürzlich beim DLG-Marketing Day begeistert er sein Publikum mit hohem Fachwissen und seiner sehr unterhaltsamen Art. So macht Datenschutz richtig Spaß!

Im Umfeld des DLG-Marketing Days haben wir mit ihm über Auswirkungen der DSGVO auf die Eventbranche gesprochen. Denn aktuell ist die Hektik groß. 

Daten sind Geld

Eventveranstalter gehören meist zu den kleinen und mittleren Unternehmen. Selbst ein Branchenriese wie die Messe Frankfurt mit 2.500 Mitarbeitern weltweit und einem Jahresumsatz von gut 660 Mio. EUR fällt in diese Kategorie. Viele Verbände organisieren Business-Events, aber die wenigsten Veranstalter sind mit einem üppigen Team oder gar mit einer umfangreichen Rechtsabteilung ausgestattet. 

Also wundert es nicht, dass etliche Veranstalter erst jetzt aufwachen. Bestimmt überlegen auch Sie, welche Auswirkungen die Europäische Datenschutz-Grundverordnung DSGVO für Sie wirklich hat und was Sie nun zuerst angehen müssen, um nicht in Schwierigkeiten zu geraten. 

"(Teilnehmer-)Daten sind Geld, und wir müssen uns gut überlegen, was wir mit diesen Daten machen wollen. Und das schon vor einer Veranstaltung", meint Dr. Ralf Schadowski. "Wir brauchen den Consent, eine Einwilligung von den Teilnehmern, damit wir mit den Daten anschließend weiter arbeiten dürfen und die Personen werblich ansprechen dürfen.

Veranstalter müssen auf Anfrage eines Teilnehmers nachweisen können, woher sie diese personenbezogenen Daten haben und was mit ihnen geschieht. Er muss die Einwilligung der Teilnehmer mit Datum nachweisen können. Kann der Veranstalter das nicht, dann kann der Teilnehmer dies zur Anzeige bei der Datenschutzaufsicht bringen."

Jeder Veranstalter ist also rechenschaftspflichtig und haftet dafür, was mit den Daten passiert. 

 

Wohin gehen die Daten?

In der digitalen Welt wird es immer schwerer, die Zielgruppe für einen Event effizient zu erreichen. Veranstalter verlassen sich schon lange nicht mehr allein auf (teure) Broschüren, sondern müssen auch alle digitalen Register ziehen. Dazu gehören Werbeangebote, wie sie Google, Facebook oder andere Dienstleister unter Stichworten wie Re-Targeting, Facebook Pixel, eTracker oder Webtracker anbieten. 

Alle diese Dienste zeichnet aus, dass sie die Customer Journey eines Kunden verfolgen und dann gezielt Online-Werbung ausspielen. Ein beliebtes Werbemittel bei Facebook sind z.B. die sogenannten Custom Audiences. Dabei handelt es sich um die Ansprache von Zielgruppen per Facebook-Werbung, die entweder vorher auf der Event-Website waren oder aber über den Abgleich von persönlichen Daten (z.B. vorhandene E-Mail-Adressen) auf Facebook erkannt werden. 

Dr. Ralf Schadowski: "Wenn ich Daten auf Websites über Tools wie Google Analytics, eTracker, Facebook Pixel oder ähnliches sammele, gibt es Dinge, die zwingend umgesetzt werden müssen. Zum einen muss ich mit diesen Dienstleistern Auftragsverarbeitungs-Verträge umgesetzt haben. 

Habe ich das nicht, so droht mir ein hohes Ordnungsgeld im Falle einer Datenpanne. Zu diesen Dienstleistern gehören auch z.B. Dienstleister vor Ort, die sich um Registrierung oder Teilnehmermanagement kümmern. Es gibt zahlreiche juristisch saubere Vorlagen für solche ADV-Verträge, z.B. von der Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit GDD

Grundsätzlich muss der Betroffene immer wissen, wohin ein Veranstalter die Daten gibt. Diesen Datenweg müssen die Firmen verfolgen. Leider haben viele Unternehmen diese Transparenz nicht."

Auftragsverarbeiter oder Dienstleister?

Im konkreten Beispiel des Remarketings auf Facebook über den Einsatz eines Facebook-Pixel auf der Event-Website wird Facebook also zum Auftragsverarbeiter - weil Facebook Daten von Nutzern der Event-Website erhält.

Folgerichtig ergeben sich zwei Konsequenzen: Der Veranstalter muss eine Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung mit Facebook abschließen (das geht glücklicherweise online zu erledigen, Details siehe hier) UND er muss seine Kunden in der Datenschutzrichtlinie darauf hinweisen, was mit den Daten geschieht und zu welchem Zweck sie an Facebook übermittelt werden. Wenn Sie z.B. Google-Analytics nutzen, können Sie hier die Vereinbarung mit Google herunterladen, zweifach ausdrucken und unterschrieben an Google in Irland senden.

"Veranstalter brauchen jedoch keine AV-Vereinbarung mit einem Dienstleister wie Facebook, XING oder LinkedIn, wenn sie ganz einfach Anzeigen schalten ohne den Einsatz von Custom Audiences oder anderen personenbezogenen Daten", grenzt Ralf Schadowski die Anforderungen der DSGVO ab.

Was tun?

Trösten Sie sich: Es geht allen Event-Veranstaltern genauso wie Ihnen! Daher gibt es keinen Grund zur Panik. Hier eine schnelle Übersicht der To Do's: 

1. Prüfen Sie, wer von Ihnen Daten erhält und schließen Sie entsprechende Vereinbarungen ab. 

2. Wenn Sie Auftragsverarbeiter sind, lassen Sie sich juristisch beraten und erstellen eine entsprechende Vereinbarung inkl. der TOM's (Technische und organisatorische Maßnahmen.) Wie man die TOM's aufbauen kann: https://www.datenschutz-guru.de/muster-fur-technische-und-organisatorische-massnahmen-zur-datensicherheit-nach-art-32-dsgvo/

3. Überprüfen Sie Ihre Datenschutzvereinbarungen auf Ihrer Website hinsichtlich der Dienste, die Sie nutzen. Mit diesem Tool finden Sie, welche Dienste zur Zeit auf Ihrer Website eingesetzt werden: https://www.ghostery.com/ und können gleichzeitig Dienste auf anderen Webseiten blockieren.

4. Beginnen Sie mit der Methode GM (gesunder Menschenverstand) Ihre Prozesse im Unternehmen zu analysieren und erstellen sog. Verfahrensverzeichnisse. Wie die für die einzelnen Prozesse aussehen könnten, finden Sie hier: https://www.datenschutz-guru.de/verzeichnis-von-verarbeitungstaetigkeiten/

5. Vereinbaren Sie Vertraulichkeitsverpflichtungen mit Ihren Mitarbeitern.

6. Lassen Sie sich nicht verrückt machen. Fangen Sie einfach an. Oder siedeln Sie Ihr Unternehmen nach Österreich um. Ok, das war nicht ganz ernst gemeint.

Im Netz finden sich eine Menge Checklisten, an denen Sie sich orientieren können. Einen erfrischenden und nordischen Blick auf das Thema hat Stephan Hansen-Oest, der unter dem Blog https://www.datenschutz-guru.de/ aktuell und verständlich u.a. zum Thema DSGVO informiert. 

Auch Converve tritt für Sie als Auftragsverarbeiter auf und wir erfüllen die Anforderungen der DSGVO. Bei uns sind Ihre Daten und die Ihrer Teilnehmer und Aussteller also sicher.

Von Mark Kessels

Schon im Jahre 2000 fand Mark die Kombination von Veranstaltungen und Technologien so spannend, dass er ein Unternehmen für Veranstaltungstechnologie gegründet hat.

Als Gesellschafter und Geschäftsführer der Converve GmbH, mit Niederlassungen in Europa und den USA, hat er inzwischen einen der marktführenden Anbieter für Veranstaltungsoftware mit über 300 Kunden und mit jährlich ca. 400 Veranstaltungen etabliert. Der gebürtige Niederländer hat Betriebswirtschaft in Kiel und Birmingham (UK) studiert.

Über diesen Blog

Egal, ob Sie Veranstalter oder Teilnehmer eines Networking Events sind: Mit der Converve-Plattform können Sie sich optimal auf Messen, Meetings und andere Veranstaltungen vorbereiten. Hier finden Sie hilfreiche Informationen und Tipps.

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