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Converve - der Blog

Wer darf mit wem? Diese 3 Fehler sollten Veranstalter beim Business-Matchmaking unbedingt vermeiden
von Mark Kessels
Tags: Matchmaking, Veranstaltungs-Planung, Tipps & Tools

Wer darf mit wem? Diese 3 Fehler sollten Veranstalter beim Business-Matchmaking unbedingt vermeiden

Immer mehr Aussteller und Teilnehmer bei B2B Veranstaltungen, Konferenzen, Kongressen und Messen erwarten vom Veranstalter eine Matchmaking-Plattform. Dabei ist es wichtig, bereits bei der Konzeption der Veranstaltung und dem Setup der Software die Art und Weise zu klären, wie die Teilnehmergruppen miteinander kommunizieren und interagieren sollen. Diese drei Klippen sollten Veranstalter dabei umschiffen.

Organisiertes und strukturiertes Matchmaking auf B2B Events ist in der Veranstaltungsindustrie voll angekommen. Sowohl Aussteller, Sponsoren als auch Teilnehmer an Business Veranstaltungen erwarten heute, dass ihr Networking-Erfolg nicht dem Zufall überlassen wird.

Sie wollen zählbare Ergebnisse, um ihre Teilnahme rechtfertigen und den Erfolg messen zu können. Dabei hilft eine eigene Matchmaking-Plattform, die softwaregestütztes Networking und Terminvereinbarungen ermöglicht.

Aber: Der Bedarf aus dem Markt verleitet manche Veranstalter dazu, etwas voreilig auf den Zug zu springen und überhastet Matchmaking-Features in die bestehende Software zu integrieren. So kommen machmal "halbgare" Matchmaking-Lösungen zum Einsatz, nach dem Motto: "Liebe Teilnehmer, hier ist die neue coole App zur Terminvereinbarung - macht was draus!". 

Das Thema birgt jedoch einige Fallstricke, denen wir in unserer bald 20-jährigen Unternehmensgeschichte als spezialisierter Anbieter von Matchmaking-Lösungen leider immer wieder begegnen.

Damit Matchmaking-Plattformen auf B2B-Events zum Erfolg werden, sollten Sie als Veranstalter diese 3 Fehler vermeiden.

Fehler 1: Keine Identifizierung von Trittbrettfahrern

Wenn Matchmaking und Networking nicht komplett in das Veranstaltungsmanagement integriert sind, können sich Gefahren für Veranstalter ergeben. Ohne Prüf-Routine passiert es (leider) immer wieder, dass sich potenzielle Aussteller über die Matchmaking-Plattform Zugang zum Event verschaffen - und so eine Präsenz mit Messestand umgehen.

Dass dies nicht im Sinne des Veranstalters ist, liegt auf der Hand. So kannibalisiert der Veranstalter sein eigenes Geschäftsmodell. 

Die Anmeldung zum Event und das Matchmaking sollten also idealerweise in einem Tool abgewickelt werden - so, wie das bei der Converve-Plattform der Fall ist. So können Trittbrettfahrer einfach identifiziert und herausgefiltert werden.

Und es können sogar neue Geschäftsmodelle entstehen, wie z.B. der Zugang zum Networking auch ohne Messestand - dafür aber mit einer Gebühr für eine gewisse Anzahl von verabredeten Kundenmeetings.

So gehen z.B. die ABM-Events in Kanada vor. Hier "kaufen" Aussteller eine gewisse Anzahl an garantierten One-to-One-Meetings, die im Vorfeld vereinbart werden. Wer mehr Meetings möchte, zahlt einen Aufschlag. 

Fehler 2: Keine Differenzierung unterschiedlicher Teilnehmerarten

An einem Business-Event nehmen ganz unterschiedliche Zielgruppen teil.

Nehmen wir eine Fachmesse: Da gibt es zunächst mal Aussteller und Sponsoren. Auf Seiten der Aussteller wiederum gibt es Vertriebspersonal und vielleicht auch Entwickler, die auf einem Messestand anzutreffen sind. Mehr und mehr auch Recruiter, die Nachwuchs für das Unternehmen anwerben wollen.

Dann gibt es Einkäufer, die an der Messe als Besucher teilnehmen. Wiederum kann es andere Entwickler geben, die sich als Besucher über Trends in vorgelagerten Industriestufen informieren wollen, z.B. Automobil-Entwickler auf einer Messe für die Zulieferindustrie. Dann gibt es Presse, Blogger, Investoren, Jobsuchende - vielleicht sogar B2C Publikum an ausgewählten Tagen. Im begleitenden Fachprogramm treten Industrie-Experten als Referenten auf. 

Schnell wird deutlich, dass all diese Zielgruppen jeweils ganz andere Bedürfnisse hinsichtlich Matchmaking haben, z.B.:

  • Entwickler suchen nach besonderen Skills und Technologie-Know-how.
  • Einkäufer suchen gezielt nach Lösungen für ihre Beschaffungs-Herausforderungen.
  • Referenten wollen möglicherweise nur sehr eingeschränkt mit dem Publikum in Kontakt treten, das an ihrem Vortrag teilnimmt. 
  • B2C Publikum kommt vielleicht nur für das Event-Erlebnis.

Noch dazu gibt es verschiedene Hierarchie- und Entscheiderlevel, die zu beachten sind. Sollen sich bei einer Veranstaltung wirklich Praktikanten mit Vorständen treffen können? Wie geht man mit VIP-Buyern oder Chef-Einkäufern um?

Veranstalter müssen in der Lage sein, unterschiedliche Teilnehmer-Typen definieren zu können und mittels einer Meeting-Matrix zu bestimmen, wer mit wem Termine ausmachen darf. Wir nennen das "Kuratiertes Networking". Nur so lassen sich Frustrationen vermeiden und der größtmögliche Mehrwert für die Teilnehmer erzielen.

Wer darf mit wem? Da sollten Veranstalter ein Auge drauf haben können!

Fehler 3: Fehlender Spannungsbogen in der Kommunikation

Neben der Frage, wer mit wem Kontakt aufnehmen darf, muss auch geklärt werden, wann das erfolgen soll. Es braucht ein gut durchdachtes Drehbuch, bei dem der Spannungsbogen für jede Teilnehmerart stimmen muss.

Denn die unterschiedlichen Teilnehmertypen befassen sich nicht alle zur gleichen Zeit mit einem Event. Aussteller werden (hoffentlich!) früher mit dem Einladungsmanagement beginnen. Fachbesucher entscheiden relativ spät, wie ihr Programm auf der Messe aussehen wird. 

Der Veranstalter selbst kann mit dosierten E-Mail Kampagnen die Teilnehmer aktivieren und immer wieder auf die Plattform zurückbringen. Dabei können auch automatisierte Nachrichten zum Einsatz kommen, im Sinne von "Du hast eine neue Kontaktanfrage - geh jetzt auf Dein Profil, um sie anzunehmen oder abzulehnen". So können schon weit vor dem Event Impulse gesetzt werden und die Teilnehmer-Experience verbessert werden.

Hierbei können auch Gamification-Ansätze zum Einsatz kommen, z.B. Auszeichnungen für die besten NetzwerkerInnen auf einem Event. Einige Ideen zum Thema Gamification haben wir hier beleuchtet. 

Fazit

Um Pannen oder fehlende Akzeptanz beim softwaregestützten Matchmaking zu vermeiden, braucht es ein gutes Konzept. Dieses Konzept muss die Fragen beantworten, wie Veranstalter mit Trittbrettfahrern umgehen wollen, welche Rechte die einzelnen Teilnehmertypen erhalten sollen und welchem Spannungsbogen die Kommunikation folgen soll. 

Auf der Basis unserer Erfahrung mit Matchmaking-Plattformen beraten wir Sie gern, wie Sie das Networking auf Ihrem Event effizient organisieren. Hier können Sie mit Converve Kontakt aufnehmen. 

Von Mark Kessels

Schon im Jahre 2000 fand Mark die Kombination von Veranstaltungen und Technologien so spannend, dass er ein Unternehmen für Veranstaltungstechnologie gegründet hat.

Als Gesellschafter und Geschäftsführer der Converve GmbH, mit Niederlassungen in Europa und den USA, hat er inzwischen einen der marktführenden Anbieter für Veranstaltungsoftware mit über 300 Kunden und mit jährlich ca. 400 Veranstaltungen etabliert. Der gebürtige Niederländer hat Betriebswirtschaft in Kiel und Birmingham (UK) studiert.

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Egal, ob Sie Veranstalter oder Teilnehmer eines Networking Events oder B2B Matchmaking Veranstaltung sind: Mit der Converve-Networking Plattform können Sie sich optimal auf Messen, Meetings und andere Veranstaltungen vorbereiten. Hier finden Sie hilfreiche Informationen und Tipps.

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