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Converve - der Blog

Work-Life Balance für gestresste Eventmanager
von Mark Kessels
Tags: Tipps & Tools, Veranstaltungs-Planung

Work-Life Balance Tipps - Speziell für Stress-geplagte Eventmanager

Die Sommerzeit ist für viele Messe- und Kongressmanager die Zeit im Jahr, wo wenig bis keine Events stattfinden und man mal ein bisschen durchatmen kann. Zeit, sich zu besinnen, wie man alles optimal unter einen Hut bekommt. Aber passen die üblichen Work-Life-Balance Ansätze überhaupt auf die hektische Events-Welt?

Kaum ein Thema wird so heftig diskutiert wir die Balance zwischen beruflichem und privatem Leben, neudeutsch Work-Life-Balance genannt. Das gilt natürlich besonders für die Event-Branche, wo wir ja ständig unter Termindruck stehen und Multitasking zur Tagesordnung gehört.

Alleine Amazon füllt gut 16 Ergebnisseiten nur mit Ratgebern zur Work-Life Balance. Dabei reichen die Titel von Corporate Happiness als Führungssystem über Das Schoko-Prinzip, Erfolgreicher leben mit dem Freitagsprinzip bis hin zu Work-Life Bullshit - Warum die Trennung von Arbeit und Leben in die Irre führt

Genug zu tun also für jemand, der sich durch diesen Dschungel kämpfen möchte, um das für sich passende Konzept zu finden. Gibt es das überhaupt für uns Event-Manager?

Was macht den Job von Event-Managern eigentlich so stressig? Oder ist er gar nicht stressig?

Wer im Event-Business anfängt zu arbeiten, merkt sehr schnell, worauf es hier ankommt. Event-Manager arbeiten immer auf Deadlines hin - die nicht zu verschieben sind! In einem normalen 9-to-5 Job lassen sich viele Dinge einfach nicht erledigen, zumal, wenn man internationale Events organisiert, die mehrere Zeitzonen umfassen.

Wenn Event-Leute noch dazu im Messe- und Kongress-Bereich unterwegs sind, dann kommen weitere Kernkompetenzen hinzu. Zum einen muss man in der Lage sein, in kurzer Zeit einen Überblick über verschiedenste Branchen zu erlangen: Wer sind die wichtigsten Player? Wer sind die Innovatoren? Wie ticken die Zielgruppen? Welche Themen sind gerade angesagt?

Es braucht eine Menge Empathie, um sich in die verschiedenen Bedürfnisse von Ausstellern, Sponsoren, Besuchern, Medienleuten etc. einfühlen zu können. Oft bleibt dabei das Gefühl für die eigenen Bedürfnisse auf der Strecke. 

Event-Manager brauchen das Auge fürs Detail, damit Veranstaltungen perfekt gelingen. Daher sind gute Event-Manager auch nie so richtig zufrieden mit dem Ergebnis - sie haben einfach den Hang zum Perfektionismus. 

All dies führt dazu, dass der Job von Messe-, Kongress- oder Event-Managern so fordernd ist.

Event-Management fühlt sich manchmal wie ein Ritt auf der Achterbahn an

Auf der anderen Seite ist es so: Wer einmal auf der Achterbahn Event-Management ist, der kommt so schnell nicht wieder davon herunter! Denn wir haben alle etwas gemeinsam: Event-Manager lieben das, was sie tun. Sie brauchen den "Thrill", die Vorfreude, das Arbeiten im Team. Sie sind begeistert von dem, was sie tun.

Damit das aber nicht zu Lasten der eigenen Gesundheit, von Familie oder Freunden geht, sollten sowohl Event-Manager als auch ihre Führungskräfte einige Dinge beachten. 

Was kann ein(e) Event-Manager(in) selber tun, um Stress zu vermeiden?

Event-Manager lieben Zeit- und Ablaufpläne, Checklisten, Regiepläne. Es ist auch wirklich toll, wenn eine Veranstaltung genau so abläuft, wie man das vorgesehen hat, wenn alle Räder ineinander greifen und die Teilnehmer begeistert sind. 

Bei der Zeit- und Ablaufplanung sollten Event-Manager immer auch die eigenen Interessen berücksichtigen. Zeit für Sport, Familie, Ausgehen mit Freunden, Kultur oder schlicht für das Dolce Far Niente, das süsse Nichtstun: Das ist genauso wichtig wie die Arbeitszeit - denn dann laden Sie die Akkus wieder auf, schöpfen Inspiration und Motivation. Machen Sie Termine mit sich selbst, die Sie auch in Ihren Kalender eintragen und genauso ernst nehmen, wie die beruflichen Verpflichtungen.

Nehmen Sie sich immer mal wieder vor, etwas zu tun, was Sie noch nie zuvor gemacht haben. Wenn Sie sonst gern auf Konzerte gehen, schauen Sie sich mal ein Fußballspiel an, oder andersrum. Das bringt Sie auf neue Gedanken, erweitert den Horizont, und ermöglicht neue Sichtweisen - auch auf berufliche Herausforderungen.

Das Internet, E-Mails und das Smartphone sind ein großer Segen - wie haben wir nochmal Events organisiert, als es das alles noch gar nicht gab? Manchmal jedoch können sie auch zum Fluch werden. Gönnen Sie sich bewusst digitale Auszeiten ohne Facebook-Stream und E-Mail Flut

Machen Sie nicht alles selbst! Event-Management funktioniert am besten im Team. Lernen Sie, zu delegieren und Kollegen mit einzubinden. Dazu gehört auch, Verantwortung zu übergeben und den Kollegen zu vertrauen.

Vergessen Sie nie, warum Sie im Event-Bereich arbeiten. Die Freude, die Sie aus Ihrer Tätigkeit ziehen, kann Ihnen auch über schwierige und stressige Phasen hinweghelfen. Denn, das ist nun einmal so im Event-Bereich, nach dem Sturm kommt immer auch mal wieder eine ruhigere Zeit.

Was können Führungskräfte im Messe-, Kongress- und Eventbereich tun, um ihre Mitarbeiter nicht zu überlasten?

Wenn Sie ein Team leiten, kommt dem Thema Work-Life-Balance noch eine ganz andere Bedeutung zu. Denn es fällt in Ihre Verantwortung, Ihre Mitarbeiter vor Überlastung bis hin zum Burnout zu bewahren. 

Dabei ist es ganz wichtig, regelmässig mit den Mitarbeitern zu sprechen, nicht nur im Team, sondern auch einzeln. Mit einem Mitarbeiter-Gespräch pro Jahr ist es nicht getan. 

Achten Sie auf Symptome wie Niedergeschlagenheit oder fehlende Freude am Job. Wenn jemand nur noch mit Trauermiene zur Arbeit kommt, muss etwas faul sein. Ein guter persönlicher Draht zu den Teammitgliedern und offene Kommunikation helfen dabei. 

Wo könnte es demnächst im Team krachen? Führungskräfte brauchen hierfür eine Antenne

Checken Sie regelmässig, ob die Aufgaben gut und gleichmässig im Team verteilt sind. Kann sich jeder seinen Stärken gemäß einbringen? Gibt es Mitarbeiter, die entweder zu viel oder zu wenig auf dem Tisch haben? 

Wenn es um die Nach- oder Neubesetzung von Stellen geht: Denken Sie auch daran, welche Skills Ihnen im Team über die reine Stellenbeschreibung hinaus noch fehlen, und rekrutieren Sie konsequent Teamplayer und keine Einzelgänger. 

Eine gute Stimmung und ausgeprägter Teamgeist wirken Wunder und sind im Event-Sektor oft wichtiger, als nur auf die persönliche Qualifikation der einzelnen Mitarbeiter zu achten.

Fazit

Im Event-Bereich zu arbeiten macht richtig viel Spaß - aber es kann auch sehr stressig werden, und Menschen kommen unterschiedlich gut mit Stress zurecht.

Um qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen und zu binden, müssen Führungskräfte im Messe- und Kongressgeschäft für eine gute Balance zwischen dem Job und den persönlichen Bedürfnissen der Mitarbeiter sorgen.

Die Mitarbeiter selbst sind ebenso in der Pflicht, sich nicht vom rasanten Event-Geschäft überrollen zu lassen und auf ihre inneren Signale zu hören. 

Eine Sorge könnten wir Ihnen nehmen: Wenn Sie Ihre Events auf der Converve Plattform organisieren, haben Sie an der Stelle schon mal keinen Stress!

Von Mark Kessels

Schon im Jahre 2000 fand Mark die Kombination von Veranstaltungen und Technologien so spannend, dass er ein Unternehmen für Veranstaltungstechnologie gegründet hat.

Als Gesellschafter und Geschäftsführer der Converve GmbH, mit Niederlassungen in Europa und den USA, hat er inzwischen einen der marktführenden Anbieter für Veranstaltungsoftware mit über 300 Kunden und mit jährlich ca. 400 Veranstaltungen etabliert. Der gebürtige Niederländer hat Betriebswirtschaft in Kiel und Birmingham (UK) studiert.

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