Hybride Events: 9 Tipps für erfolgreiche hybride Veranstaltungen!

Begriffe wie „Hybrid-Veranstaltung“ oder „hybrides Event“ kommen in letzter Zeit immer häufiger auf, wenn es um das Planen von Veranstaltungen geht. Sind sie der “neue Normalzustand” und wie können Sie mit Erfolg ein hybrides Event planen?

Definition: Was sind hybride Events?

Hybride Events vereinen das Beste aus zwei Welten. Hybrid bedeutet „gemischt” und steht für die Kombination aus physischer Präsenzveranstaltung (Live-Event) und einem virtuellen Event.

Das Wichtigste, was Sie dafür brauchen, ist eine stabile Internetverbindung und passendes technisches Equipment. Beide Veranstaltungstypen – ob hybrid oder live event – verfolgen das gleiche Ziel: Menschen sollen miteinander in Beziehung gebracht werden.

Demzufolge ist ein hybrides Event nicht einfach nur ein Synonym für einen Livestream. Online-Teilnehmer sollen ein aktiver Teil der Veranstaltung sein. Das reicht von interaktiven Live-Veranstaltungen über den Einsatz von Event-Apps, AR- oder VR-Anwendungen bis hin zu Formaten, die an interaktives Fernsehen erinnern.

Hybrides Event Beispiel: Durch Corona-Kontaktbeschränkungen sind keine großen “Get-togethers” zugelassen. Der Veranstalter überlegt sich eine hybride Version seines Events und lädt die wichtigsten Teilnehmer vor Ort zu interessanten Speakern ein. Für die restlichen Teilnehmer werden die Vorträge gleichzeitig online übertragen. Im Anschluss werden Meeting-Points und Gesprächsrunden zusammen für On- und Offline-Teilnehmer organisiert. 

Hybride Events sind die Zukunft – wirklich?

“Hybrid events are the future.” Diesen Slogan liest man in der Eventbranche mittlerweile überall. Doch stimmt das auch? Die Corona-Krise hat die Verbreitung hybrider Events stark beschleunigt. 2020 nahmen laut dem Meeting- und Eventbarometer 2020/2021 hybride Events um 54 % zu.

Quelle: GBC Meeting & Eventbarometer 2020/2021 https://www.gcb.de/fileadmin/GCB/Information/Trends_and_Studies/MeBa/202105043_bp_MEBa_20_21_Management-Info_final.pdf

Doch bereits vor der Pandemie wurden Veranstaltungen immer digitaler. So schätzten bereits im März 2020 laut GCB 60 % der befragten Anbieter hybride oder räumlich verteilte Events als zukunftsweisend ein.

Corona hat die Digitalisierung der Eventbranche also nicht ausgelöst, sondern lediglich beschleunigt. Den meisten Eventplanern ist klar: ein Zurück in reine Offline-Strukturen wird es im Eventmanagement nicht mehr geben. Auch physische B2B-Veranstaltungsformate werden künftig zunehmend um digitale Elemente ergänzt werden.

Warum ist das so? 

Hybride Veranstaltungen bringen viele Vorteile mit sich, die Veranstalter und Teilnehmer auch in Zukunft nicht mehr missen wollen. Welche das sind, erfahren Sie im Folgenden.

Welche Vor- und Nachteile haben hybride Events?

Würden wir nicht alle viel öfter an einem Event teilnehmen wollen? Der Aufwand ist allerdings groß, um bei einer Veranstaltung dabei zu sein. Die digitale Erweiterung im Eventmanagement ist ein optimales Instrument, um einen größeren Teilnehmerkreis zu erreichen. Und nicht nur das! Hybride Eventformate bieten noch ganz andere Vorteile. Lernen Sie die neuen Chancen und Herausforderungen, aber auch die möglichen Nachteile in einer zunehmend digitalen Welt der Eventplanung kennen.

Vorteile hybrider Events

Größere Reichweite und mehr Teilnehmer: Eine rein physische oder live Veranstaltung führt oft zu Einschränkungen hinsichtlich der Größe des Veranstaltungsortes und der Teilnehmerzahl. Mit hybriden Veranstaltungen können Sie eine große Anzahl von Teilnehmern erreichen und Ihre Reichweite und den Effekt und Erfolg Ihrer Veranstaltung maximieren. Des Weiteren können Sie Referenten aus der ganzen Welt an Ihrer Veranstaltung teilnehmen zu lassen, was bei analogen Events nicht möglich wäre.

Niedrigere Veranstaltungskosten: Physische Veranstaltungen sind mit erheblichen Kosten verbunden und je mehr Personen an Ihrer Veranstaltung teilnehmen, desto teurer wird sie. Denken Sie nur an Reisekosten, Kosten für den Veranstaltungsort, Catering und vieles mehr. Bei hybriden Events können Sie Ihre Kosten im Rahmen halten, indem Sie die Zahl der Vor-Ort-Teilnehmer reduzieren.

Höheres Engagement des Publikums: Ein weiterer Vorteil bei hybriden Events ist die intensivere Einbindung des Publikums. Virtuelle Elemente geben Ihnen nicht nur neue Möglichkeiten Teilnehmer während der Veranstaltung, sondern auch noch Tage und Wochen nach dem Event aktiv und gezielt einzubinden. Online-Teilnehmer können von ihren Smartphones, Tablets oder Computern aus kommentieren, Fragen stellen, teilen und liken und mit anderen Teilnehmern interagieren. Auch die Teilnehmer vor Ort können sich mit den virtuellen Teilnehmern vernetzen und sich an den Online-Aktivitäten beteiligen. Am besten funktioniert das über eine Hybrid-Event-Plattform, die alle Teilnehmer miteinander verbindet.

Mehr Sponsoring-Möglichkeiten: Durch die größere Reichweite hybrider Events werden Sie auch für Sponsoren attraktiver, da Sie ein größeres Publikum erreichen können. Die Sponsoren haben die Möglichkeit, sich an der Veranstaltung zu beteiligen, indem sie virtuelle Stände einrichten und eventuell Präsentationen per Videokonferenz halten.

Geringerer CO₂-Fußabdruck: Laut atmosfair verursacht die An- und Abreise zu Präsenzveranstaltungen etwa 70 % der CO₂-Emissionen der gesamten Veranstaltung. Durch ein hybrides Event können Sie die CO₂-Emission der Veranstaltung also deutlich reduzieren. Nutzen Sie den Vorteil hybrider Events, um Ihre Messe oder Veranstaltung nachhaltiger zu gestalten und Ihren ökologischen Fußabdruck zu verringern.

Marketingmöglichkeiten durch Reporting und Analyse: Daten, Daten, Daten. Durch hybride Veranstaltungen können Sie besser Daten sammeln, auswerten und für Ihr Event-Marketing nutzen. So können Sie über eine professionelle Hybrid-Event-Plattform nachverfolgen, was die Zuschauer besonders beeindruckt hat und welche Angebote sie vermehrt genutzt haben. Nutzen Sie dieses Wissen zur Erstellung von Marketingkampagnen für Ihre nächste Veranstaltung.

Demokratisierung von Events: Weil Teilnehmer in hybriden Veranstaltungen auch aus ferneren Regionen teilnehmen können, die niemals an ihren Live Events hätten teilnehmen können, wird der Zugang zu Wissen und Netzwerken mit Hilfe von hybriden Events demokratisiert. Auch z.B. Teilnehmer wie z.B. Eltern, die sich keine mehrtägige Abwesenheiten erlauben können, bieten Sie mit hybriden Veranstaltungen den Zugang zu mehr Wissen und Kontakten.

Herausforderungen hybrider Events

Höherer organisatorischer Aufwand: Sie planen ein Event auf zwei Ebenen. Natürlich können Sie im einfachsten Fall eine Kamera aufbauen, doch das entspricht in den wenigsten Fällen den Ansprüchen an ein hybrides Event. Eventgäste und Planer wissen: es geht viel besser und Tools helfen auch im digitalen Raum bei der Interaktion und beim Networking.

Anfängliche Investitionskosten: Um eine hybride Veranstaltung durchzuführen, brauchen Sie die passende Technik und am besten ein Tool für hybride Events. Deshalb müssen Sie am Anfang zunächst mit einigen Investitionskosten rechnen.

Höherer Anspruch an kreative Konzepte: Die Anforderungen an kreative Konzepte verdoppeln sich, wenn Online- und Offline-Welt verschmelzen. Sie können den Eventplan aus dem physischen nicht 1:1 auf die virtuelle Welt übertragen. Es braucht neue Content-Ideen, die die Aufmerksamkeit der Online-User aufrechterhalten.

Komplexere Abläufe : Da Sie in Wahrheit zwei Events planen, nimmt die Komplexität der Abläufe zu. Alle Informationen müssen an beide Teilnehmergruppen angepasst und versendet werden. Beide Gruppen brauchen eventuell eine andere Art der Unterstützung. Ein professionelles Teilnehmermanagement unterstützt Sie dabei effektiv.

Technisches Know-how: Das Personal muss die Technik wie z.B. der Live Stream produziert und gestreamt wird kennenlernen, technische Systemfragen beantworten und mit der virtuellen und Live-Kommunikation umgehen können..

Transport von Erlebnis und Emotion: Als Eventmanager müssen im Rahmen Ihrer Veranstaltungsorganisation Ihre Inhalte darauf prüfen, dass im virtuellen Raum und Bühne ebenso viel Emotionen und Experience entstehen. Räumen Sie unbedingt genügend Platz für Networking und Interaktionen ein. Weniger, aber guter Content werten Ihr Veranstaltungsformat auf.

9 Hybride Events Tipps: Do’s und Dont’s

Sie wollen selbst hybride Events planen, dann machen Sie sich unsere Tipps zu Nutze und starten Sie erfolgreich in eine neue Ära der Eventplanung.

Do’s bei der Planung von hybriden Events

1. Nutzen Sie die passende Technologie

Auf dem Markt gibt es neuerdings viele Anbieter für hybride Events. Online-Event-Plattformen machen Ihr hybrides Event professioneller und helfen Ihnen bei der Planung, der Kommunikation und beim Reporting. Achten Sie aber darauf, dass die ausgewählten Anbieter wirklich Erfahrung haben und lassen Sie sich Referenzprojekte zeigen.

2. Sorgen Sie für Interaktion

Planen Sie Interaktionen, Breakouts und das bewusste Einbeziehen der Teilnehmerinnen online wie auch offline. Gute Interaktionen festigen die Kernpunkte des Programms und sorgen für Erlebnisse und Spannung beim Publikum. Mit folgenden Elementen können Sie auch online für Interaktion sorgen: Quiz, Umfragen, Matchmaking oder Chat-Module sind nur einige Möglichkeiten.

3. Sorgen Sie für Abwechslung

Sie wollen nicht, dass sich Ihre Zuhörer vor dem Bildschirm langweilen. Gestalten Sie deshalb Ihr hybrides Event so abwechslungsreich wie möglich. Interviews, moderierte Talkrunden, (kurze) Keynotes, Videos, Quizze, Q&A-Sessions sind einige Optionen. Blenden Sie auch ruhig einmal die Teilnehmer vor den Bildschirmen für das Live-Publikum ein.

4. Onboarding und Generalprobe

Hybride Events stecken noch in den Kinderschuhen. Gehen Sie sicher, dass vor dem Start Ihrer Veranstaltung alles einwandfrei funktioniert. Setzen Sie die richtigen Tools ein und testen Sie sie intensiv! Nicht jeder Mitarbeiter und Teilnehmer ist mit der Technik vertraut. Das gilt ganz besonders für Redner und Moderatoren. Vor jedem virtuellen Event sollten Sie nicht nur die Technik gemeinsam testen, sondern auch vermitteln, was das Erlebnis bei virtuellen Formaten ausmacht.

5. Moderation

Ein Moderator vermittelt zwischen den zwei Welten und gibt einen roten sympathischen Faden, der über die Plattform und durch das Event führt.

6. Workshop-Räume einrichten

Sorgen Sie dafür, dass sich alle Teilnehmer neben dem Hauptprogramm in einzelnen Workshop-Räume treffen, austauschen und vernetzen können. Bringen Sie zum Beispiel die Online-Besucher mit Tablets in den Pausen zu definierten Networking-Zonen der Live-Teilnehmer!

7. Zeitzonen berücksichtigen

Achten Sie darauf, dass Ihre Teilnehmenden aus unterschiedlichen Zeitzonen kommen können. Deshalb ist es wichtig, dass die Veranstaltungstechnologie, die Sie einsetzen, diese Anforderung abbilden kann. Ideal ist es, wenn der Teilnehmer die Zeitzone, in der an Ihrer Veranstaltung teilgenommen wird, selber einstellen kann und auch sehen kann, wann z.B. ein vereinbarter Termin in der Zeitzone des Gesprächspartners stattfindet.

Dont’s bei der Planung von hybriden Events

7. Das Präsenz-Konzept 1:1 in den virtuellen Raum übertragen

Sie müssen sich für Online-Events neue Konzepte ausdenken: snackable Content, kurze Themenblöcke und wechselnde Impulse verlängern die Aufmerksamkeitsspanne. Stellen Sie sich folgende Frage: Wie können Teilnehmer vor Ort und am Bildschirm in gleicher Weise einbezogen werden und wie kann der Austausch organisiert werden?

8. Bei der Audio- und Videoausrüstung sparen

Eine gute Audio- und Videoausrüstung für z.B. Live-Streams ist das A und O bei virtuellen und hybriden Events. Sollte es hier an der Qualität mangeln, werden Sie Ihre Teilnehmer schnell verlieren. Setzen Sie die richtigen Tools ein und testen Sie sie vorher unbedingt vorher.

9. Gesamtdauer an der Präsenzveranstaltung festmachen

Die Teilnahme mit Kopfhörer und der Blick auf den Bildschirm ermüdet und ist um vieles anstrengender als eine Veranstaltung vor Ort. Deshalb sollten Sie die Zeit im Auge behalten und die Gesamtdauer der Veranstaltung an die virtuelle Veranstaltung anpassen. Sechs Stunden sind die obere Grenze.

Fazit: Hybride Events als Chance für neue Konzepte und mehr Reichweite

Hybride Events werden zukünftig immer häufiger stattfinden, da die Vorteile dieser Eventform nicht von der Hand zu weisen sind. Nutzen Sie die Chance, mit neuen Konzepten und Inhalten und raffinierter digitaler Vermarktung eine noch größere Zielgruppe für sich zu gewinnen.

Die Herausforderung hybrider Events besteht darin dem Bedarf der Online- sowie Offline-Teilnehmer gerecht zu werden und darüber hinaus Brücken zwischen Live- und Digital-Zuschauern zu bauen.

Dies ist möglich indem Sie professionelle hybride Event Plattformen wie Converve nutzen. Converve ist eine All-in-one-Plattform: ob einfach zu erstellende Event-Website, Event-App, Networking, Matchmaking oder Reporting – alles ist in nur einem Tool vereint.

Sind planen Ihr nächstes hybrides Event oder wollen einfach mehr über uns wissen? Kontaktieren Sie uns jetzt! Wir freuen uns auf Ihre Fragen!